Імпорт даних

Імпорт контрагентів

Клієнти і постачальники в одному файлі. Тип, ЄДРПОУ, ІПН — як правильно.

3 хв читання

Контрагенти — це і клієнти, і постачальники. Зазвичай списки є у Excel (вигрузка з Viber, Telegram, CRM, старої програми). Імпорт займає 1-2 хвилини.

Куди йти

Імпорт → Контрагенти. Вкладка третя у горі.

Вкладка Контрагенти на сторінці імпорту — Та сама структура, що і для товарів: заповнити свій файл → перетягнути → аналіз колонок → перегляд → імпорт.

Як проходить імпорт

Послідовність така ж, як для товарів — нічого готувати заздалегідь не треба, заливайте свій файл як є:

Виберіть або перетягніть файл і натисніть «Аналіз колонок». Система прочитає заголовки й кілька рядків даних.
Зʼявиться список ваша колонка → наше поле (Назва, Тип, ЄДРПОУ, ІПН, Телефон, Email, Адреса) з прикладом значення. Де система не вгадала або колонка зайва — поправте поле у випадайці навпроти. Готово — натисніть «Підтвердити та переглянути».
У попередньому перегляді видно, кого саме буде створено. Натисніть «Імпортувати».

Які колонки потрібні

Назва — як буде в документах. Можна повну («ТОВ «Тимошенко і партнери»») або коротку («Тимошенко»).
Тип — client / supplier / both. Дивіться нижче.
ЄДРПОУ — для юросіб (8 цифр). Можна порожньо.
ІПН — для ФОП (10 цифр). Можна порожньо.
Телефон — у форматі +380... або 067... — не важливо, ми нормалізуємо.
Email, Адреса — опційні.

Тип: client / supplier / both

Тип впливає тільки на фільтри і дефолти. Він нічого не блокує.

client — в формі продажу контрагента видно за замовчуванням; у формі закупівлі доведеться вибрати через «всі контрагенти».
supplier — навпаки, в закупівлі видно одразу, в продажу — через «всі».
both — видно скрізь. Має сенс, якщо ви, наприклад, купуєте у компанії сировину і паралельно продаєте їй готовий товар. Або у вашого постійного клієнта одночасно закуповуєте якісь матеріали.

Якщо сумніваєтесь — ставте both. Не зашкодить, а у списках просто буде більше контрагентів видно.

Телефон

Один контрагент = один основний телефон (можна без нього). Якщо у клієнта 3 номери — запишіть основний у поле, решту — в поле «Опис» у картці після імпорту.

Дублікати

Повторний імпорт не створює копій. Збіг шукається спершу за ЄДРПОУ, потім за РНОКПП (ІПН), а якщо обидва порожні — за точним збігом назви. Уже наявні контрагенти просто пропускаються (наявні картки не оновлюються — лише додаються нові), а скільки пропустилося, видно в результаті імпорту.

Часті питання

Я веду облік без ЄДРПОУ — просто за прізвищами. Так можна?▾

Можна. Просто залиште колонки ЄДРПОУ/ІПН порожніми. Але якщо у вас будуть 2 «Петренки» з різних компаній — буде плутанина. Краще додати хоча б місто.

Я завантажив, а тепер бачу подвоєний рядок. Чому?▾

Скоріше за все, у файлі двічі є той самий контрагент під злегка різними написаннями («ТОВ Свіжість» і «ТОВ «Свіжість»» з лапками). Відкрийте обидва, оберіть правильний, з другого перенесіть телефон/адресу і видаліть.

Чи бачитимуть наші колеги дані контрагентів?▾

Так, всі, кому ви даєте доступ (роль manager+). Якщо хочете обмежити — поставте роль storekeeper або accountant: вони не бачать списків клієнтів.

Далі →

Початкові залишки

Якщо переходите в СкладПро з товаром на складі — як його завести коректно.

Подивіться також

Імпорт товарів з Excel

Як швидко перенести каталог. Авторозпізнавання колонок, попередній перегляд перед записом.

Початкові залишки

Якщо переходите в СкладПро з товаром на складі — як його завести коректно.

Сальдо контрагента

Як читати дебіторку і кредиторку. Що означає сальдо у плюсі та в мінусі.