Імпорт з банку (виписка з файлу)

Кожен день банк генерує виписку — список зарахувань і списань. Замість того щоб переносити рядки руками у ПКО та ВКО, завантажте файл — система розпізнає контрагентів, поєднає платежі з боргами і запропонує створити документи одним кліком.

Які банки підтримуються

• Monobank — особиста картка, експорт CSV з застосунку.
• Приват24 для бізнесу — Excel XLSX з кабінету (Виписка → Excel).
• Будь-який інший — універсальний CSV/XLSX. Перший раз вкажете, яка колонка є датою, сумою, призначенням — далі система запамʼятає для цього рахунку.

Як це працює

1. 1

   Завантажити файл

   Гроші → Імпорт з банку → Завантажити виписку. Виберіть банк, рахунок, куди зараховувати, і файл. Для «Інший банк» — після завантаження зʼявиться маппінг колонок.

2. 2

   Перегляд транзакцій

   Після парсингу відкриється список рядків з виписки. Біля кожного рядка — три підказки:

   • Авто-матчинг контрагента — за IBAN, ЄДРПОУ або назвою з призначення. Висока довіра — IBAN; нижча — назва.
   • Стаття доходу/витрат — обовʼязкове поле для всіх імпортованих рядків. ПКО фільтрується по дохідних, ВКО — витратних.
   • Дія — що зробити з рядком. «Провести» створює платіж; «Це той самий платіж» чіпляє рядок до документа, який уже є; «Переказ на свій рахунок» оформлює перекладання власних грошей; «Не проводити» — тільки з причиною.
3. 3

   Опрацювати

   Натисніть «Опрацювати N» — для кожного готового рядка створюється ПКО або ВКО, проводиться, оновлюється сальдо рахунку й (якщо вказаний контрагент) автоматично закривається борг через взаєморозрахунки.

Щоб той самий платіж не потрапив двічі

Тут дві різні небезпеки, і захист від них теж різний.

Той самий файл двічі. Система памʼятає кожну транзакцію за унікальним ID (Номер документу з Привату або відбиток для CSV) і просто пропускає вже відомі рядки, показавши скільки нових і скільки вже були. Завантажили виписку за місяць, а потім за рік — повторні рядки пройдуть тихо, додасться тільки нове.

Платіж, який уже завели руками. Найнеприємніший випадок: бухгалтер записав оплату вручну, а потім та сама оплата приїхала випискою. У програмі грошей стає вдвічі більше, ніж насправді, і вона вважає, що ви винні клієнту. Тому перед показом списку програма шукає серед уже проведених платежів схожий: той самий рахунок, той самий напрям, сума копійка в копійку, дата в межах кількох днів (скільки саме — у Налаштуваннях → Компанія → Банківські виписки) і контрагент, який не суперечить. Знайшла — рядок підсвічується, а дія за замовчуванням стає «Це той самий платіж»: рядок зчепиться з наявним документом, другий не створиться. Якщо це справді різні платежі — натисніть «Це різні платежі», і програма більше не питатиме.

Перевірка повторюється в момент натискання кнопки, а не лише при показі списку: виписка може висіти відкритою годину, і за цей час платіж могли ввести руками. Тому іноді рядок не проводиться навіть після того, як ви його обрали — це і є захист.

Найнадійніше — заборонити ручні платежі

У Налаштуваннях → Компанія → Банківські виписки можна позначити рахунки, куди гроші потрапляють тільки з виписки. На такому рахунку прибутковий чи видатковий ордер вручну просто не створюється — отже, платіж фізично неможливо ввести двічі. Позначати можна по одному рахунку: у вас можуть бути кілька банків і кілька ФОП, і закривати всі одразу не обовʼязково.

«Не проводити» — тільки з причиною

Мовчазного «Ігнорувати» немає навмисно: гроші реально пройшли банком, і якщо рядок зникне без сліду, залишок у програмі розійдеться з банком, а чому — ніхто не згадає. Тому при пропуску треба обрати причину: переказ між своїми рахунками, еквайринг (виторг уже проведено касою), комісія банку, помилковий платіж або «інше» з коментарем. Зверху над списком видно звірку: скільки грошей за випискою, скільки з них потрапить в облік і скільки лишається поза ним.

Вимагати «провести все» було б помилкою: зведений платіж еквайрингу дублює вже проведені касою продажі, а переказ між своїми рахунками — це не дохід. Для другого випадку є окрема дія «Переказ на свій рахунок»: програма створить пару документів сама, і гроші не випадуть з обліку.

Оплата за конкретним рахунком

Якщо у призначенні платежу є номер вашого документа (рахунка, замовлення чи видаткової) — програма його знаходить і показує кнопкою: можна відкрити документ у новій вкладці й подивитись. Коли номер збігся точно й контрагент той самий, оплата одразу зараховується за цим документом. Номер, розірваний пробілом або збіг одразу з кількома документами — на ваше підтвердження.

Зараховувати необовʼязково: сальдо й борг клієнта рахуються по контрагенту загалом і від цього не змінюються. Прив'язка потрібна лише для зручності — видно, який саме рахунок оплачено, і документ отримує позначку «Оплачено».

Потребує уваги

Транзакції без авто-матчингу не зникають — вони лежать у секції «Потребує уваги» на сторінці імпорту. Відкрийте виписку, оберіть контрагента вручну й імпортуйте. Контрагентів автоматично НЕ створюємо — щоб не засмічувати довідник одноразовими постачальниками.