Роздрібна каса: точки, каси, пристрої і касири

Роздрібна каса складається з кількох частин, і спочатку легко заплутатися, що з чим зʼязано. Цей гайд проходить увесь ланцюг по порядку — від «увімкнути» до «касир пробив чек» — і пояснює кожну ланку простими словами. Якщо у вас один магазин і одна каса, більшість кроків ми робимо за вас автоматично — читайте, але не лякайтеся обсягу.

Спочатку — загальна картина

Пʼять понять, і як вони повʼязані:

• Checkbox (ПРРО) — зовнішній сервіс, який формує фіскальний чек і відправляє його в податкову. Без нього роздрібна каса не працює (продаж за готівку без чека — поза законом). Підключається один раз.
• Торгова точка — це ваш магазин/відділ у програмі. Вона звʼязує докупи склад (звідки товар), готівкову касу й картковий рахунок (куди виторг) та організацію (від якого ФОП продаж).
• ПРРО-каса — конкретна каса Checkbox (за своїм license key), підключена під точку. Саме вона друкує чеки цієї точки. На одній точці може бути кілька кас.
• Пристрій — планшет або ПК, на якому відкрита каса. Його можна жорстко закріпити за точкою, щоб касир не продавав «не з того магазину».
• Касир — людина за касою. Штатний працівник входить своїм акаунтом (email), а найманий касир без пошти — своїм іменем і PIN прямо на касі (про це — окремий крок нижче).

Крок 1. Увімкнути роздрібну касу

Адміністратор відкриває Налаштування → Компанія → Можливості і вмикає «Роздрібна каса». Після цього в меню зліва зʼявляється категорія «Каса й точки» з пунктами «Роздрібна каса» (саме робоче місце, відкривається в новому вікні), «Каса за день» (щоденний моніторинг чеків і змін) і «Точки, пристрої, касири» — це хаб, де зібрано все налаштування роздробу. Головне на екрані — список торгових точок: кожна точка розкривається, і всередині неї свої налаштування, свої пристрої, свої ПРРО-каси й чекліст готовності. Нижче — те, що спільне для всіх точок: «Касири» і «Налаштування рівня компанії».

Крок 2. Підключити Checkbox (ПРРО)

Це джерело чеків (лише для фіскального режиму). Детально — в окремому гайді «Каса Checkbox (ПРРО)»: він пояснює, що таке ПРРО, звідки взяти ключі й як підключити першу касу. Коротко про два місця підключення:

• Одна каса на всю компанію — Налаштування → Інтеграції → Checkbox. Найпростіший варіант: підключив — і всі продажі йдуть через цю касу.
• Окрема каса під кожну точку — у картці торгової точки (крок 4). Потрібно, коли в магазинів різні каси/ФОП. Точка без власної каси автоматично використовує загальну касу з Інтеграцій — тож одне іншому не заважає.

Крок 3. Створити торгову точку

Потрібен, коли точок більше однієї (для одного магазину точка вже є). У Каса й точки → Точки, пристрої, касири натисніть «+ Точка» і заповніть картку:

1. 1

   Назва й адреса

   Назва — як вам зручно впізнавати точку (напр. «Магазин на Сонячній»). Адреса — необовʼязкова, для себе.

2. 2

   Склад точки

   Оберіть склад, з якого на цій точці списується товар при продажу. У кожної точки може бути свій склад — так залишки магазину й залишки на іншому складі не змішуються.

3. 3

   ФОП (якщо їх кілька)

   Якщо ФОП у вас кілька (Налаштування → ФОПи), оберіть, від якого ФОП працює точка. Це важливо: виторг точки має йти на рахунок того самого ФОП, тож рахунки нижче автоматично фільтруються за обраним.

4. 4

   Готівкова каса й картковий рахунок

   Готівкова каса — куди оприбутковується готівковий виторг точки. Картковий рахунок — куди лягають оплати карткою (через ваш POS-термінал). Якщо працюєте з кількома організаціями, спершу оберіть організацію — інакше списки рахунків заблоковані (щоб не причепити чужий рахунок).

   Одна точка — одна готівкова каса

   У двох точок не може бути спільної готівкової каси — зайняті каси в списку недоступні. Причина проста: «скільки має бути в шухляді» рахується як залишок рахунку. На спільній касі нестачу однієї точки гасить надлишок іншої, розбіжність стає нічиєю — і винного не знайти. Для кожної точки заведіть окремий рахунок (Гроші → Рахунки), назвіть його по точці — «Каса «Головатого»».

   Картковий рахунок ділити можна: там гроші не лежать у шухляді й ніхто їх не перераховує.

5. 5

   Режим чека (обовʼязково)

   Оберіть, що видає ця точка: «Товарний чек» (без ПРРО — друкується наш нефіскальний чек) або «Фіскальний (ПРРО)» (чеки реєструються в ДПС через Checkbox: зміни, Z-звіти). Дефолту немає навмисно — цей вибір коштує грошей, якщо вгадати за вас. СкладПро підкаже, чи ПРРО обовʼязковий для податкової групи ФОП цієї точки. Змінити режим можна будь-коли, але лише при закритій зміні — інакше половина чеків дня пішла б фіскально, половина ні.

6. 6

   Точка за замовчуванням (необовʼязково)

   Галочка «Точка за замовчуванням» робить цю точку тією, що відкривається на касі без зайвого вибору. Зручно для головного магазину.

Крок 4. Підключити ПРРО-касу до точки

У картці точки є блок «ПРРО-каси» й посилання «+ Підключити касу». Воно відкриває невелику форму прямо в картці:

• Назва каси — як підписати (напр. «Каса №1»);
• License key каси — ключ ліцензії конкретної каси з кабінету Checkbox;
• Вхід касира — перемикач «PIN-код» / «Логін + пароль». Ідеться про касира в кабінеті Checkbox (не плутайте з касиром у СкладПро — див. блок «Три різні PIN» нижче). PIN беруть у кабінеті Checkbox у розділі «Касири» — він уже заданий там, його не вигадують.

Натисніть «Підключити» — СкладПро одразу перевірить дані живим входом у Checkbox. Якщо ключ чи касир невірні, побачите зрозумілу помилку, і нічого не збережеться. Реквізити зберігаються зашифрованими; у картці видно лише кінцівку ключа й статус-крапку (зелена — каса активна, червона — помилка підключення).

Збільшити

Крок 5. Закріпити пристрій за точкою

Коли точок кілька, виникає ризик: касир відкрив касу на планшеті магазину «А», а обрав у списку точку «Б» — і продав чужим складом/ФОП. Щоб цього не сталося, планшет можна жорстко закріпити за точкою. Тоді касир уже нічого не обирає — каса завжди відкриється в потрібній точці, а пікер точки заблокований (замочок у шапці). Змінює привʼязку лише адміністратор.

Хто де: два «комп’ютери» в цій історії

У привʼязці беруть участь два різні пристрої — не плутайте, хто на якому працює:

• Компʼютер адміна — будь-який ваш ноут чи ПК, де ви заходите в СкладПро як адміністратор. Звідси ви керуєте точками й привʼязуєте пристрої. Їхати на точку не треба.
• Планшет (або ПК) на точці — пристрій, на якому реально працює каса й стоїть касир. Саме він отримує «свій» код і потім показує касирам вхід за іменем+PIN.

Привʼязка без поїздки — крок за кроком

Нижче — сценарій для планшета у звичайному браузері: кожен крок підписано, на якому пристрої він робиться. Встановлювати нічого не треба.

1. 1

   [Компʼютер адміна] Скопіювати посилання для пристрою

   Відкрийте Каса й точки → Точки, пристрої, касири, розкрийте потрібну точку → «+ Пристрій» → у блоці «Планшет або браузер» натисніть «Скопіювати». Посилання скопіюється — надішліть його на точку (у чат, вайбер, смс) тому, хто стоїть біля планшета.

2. 2

   [Планшет на точці] Відкрити посилання — зʼявиться код

   Працівник на точці відкриває це посилання у браузері планшета. Каса одразу показує екран «Пристрій ще не привʼязано» з великим 8-значним кодом. Входити нікуди не треба — ні пошти, ні пароля. Планшет сам щокілька секунд перевіряє, чи вже привʼязали.

3. 3

   [Планшет → адміну] Продиктувати код

   Працівник просто називає адміну ці 8 цифр (телефоном чи в чаті). Код нічого не відкриває сам собою — він лише каже, який саме планшет привʼязати.

4. 4

   [Компʼютер адміна] Знайти пристрій і привʼязати

   Угорі сторінки, над списком точок, зʼявляється смужка з пристроєм зі статусом «очікує» і тим самим кодом. Оберіть йому торгову точку зі списку й натисніть «Привʼязати». Смужка навмисно над списком, а не в картці точки: пристрій ще нічий, і його має бути видно, поки касир диктує код.

5. 5

   [Планшет] Каса відкривається сама

   За кілька секунд планшет підхопить привʼязку й відкриє екран входу касирів — нічого перезавантажувати не треба. Далі пристрій видно всередині своєї точки, у блоці «Пристрої цієї точки»: там його можна перейменувати (клік по назві), «Змінити» точку або «Відкріпити» — теж дистанційно, з компʼютера адміна.

Збільшити

Крок 6. Хто працює на касі — касири

На касі може працювати касир двох видів — оберіть, що зручніше:

А) Штатний касир — з email

Якщо у працівника є робоча пошта, запросіть його як звичайного користувача з роллю «Касир»: Налаштування → Користувачі → «Запросити». Він отримає лист, задасть пароль і входитиме своїм акаунтом. Деталі — гайд «Користувачі й ролі».

Б) Касир без email — вхід просто на касі

Наймані касири часто не мають (чи не хочуть давати) робочу пошту. Для них є локальний касир: ви задаєте йому лише імʼя й PIN, а він входить сам — прямо на касі, без листа й пароля.

1. 1

   Створити касира

   Налаштування → Користувачі → картка «Касир без email» → «Додати касира». Введіть імʼя й PIN (4–6 цифр) двічі. Запамʼятайте PIN — його треба буде передати касиру. У списку команди він позначений чипом «Локальний касир» (без пошти), поряд — кнопка зміни PIN.

2. 2

   Касир входить на касі

   На привʼязаному планшеті (крок 5) відкривається екран вибору касира: касир торкається свого імені й вводить PIN — і одразу потрапляє на робоче місце. Жодного email чи пароля.

3. 3

   Зміна касира

   У кінці роботи касир закриває свою касову зміну (перерахунок готівки; розмін можна лишити в шухляді) й тисне «Вийти» — планшет повертається на екран вибору касира. Наступний входить і відкриває свою зміну. Продажі кожного йдуть під його імʼям, і за готівку в скриньці завжди відповідає одна конкретна людина.

Збільшити

Збільшити

Одна каса — одна точка за раз

Важливе правило фіскалізації: одна каса Checkbox = один касовий апарат у ДПС = одна зміна за раз. Тому кілька точок не можуть одночасно працювати через одну касу. Якщо у вас кілька магазинів і ви залишите їх усі на спільній касі (тій, що підключена в Інтеграціях), виникнуть конфлікти:

• одна спільна зміна на всіх — Z-звіт однієї точки закриє касу іншій посеред дня;
• виторг двох магазинів злипнеться в один звіт — по точках не розділити;
• у чеку — один касир на всіх;
• ДПС реєструє ПРРО на конкретну точку продажу — гнати два магазини через один апарат не можна.

Строгий режим: реальний касир у чеку

За замовчуванням каса має одного фіксованого касира Checkbox — і в чеку завжди він, хто б фактично не продавав. Комусь цього досить. Але якщо у вас кілька касирів і ви хочете «по правилах» — щоб у чеку був реальний касир і в кожного свій Z-звіт — увімкніть строгий режим.

1. 1

   Завести касирів у Checkbox

   У кабінеті Checkbox → «Касири» створіть кожного реального касира — кожен отримає свій PIN.

2. 2

   Задати касиру його Checkbox-PIN у СкладПро

   Налаштування → Користувачі → у касира кнопка «Checkbox» → введіть його PIN з Checkbox. Працює і для локального касира, і для штатного. Галочка ✓ на кнопці означає, що PIN задано.

3. 3

   Увімкнути строгий режим на касі

   У Каса й точки → Точки, пристрої, касири під потрібною ПРРО-касою поставте галочку «Кожен касир — свій у Checkbox». Готово: коли касир відкриває зміну, СкладПро підписує її його PIN → чек б'є під його імʼям.

Збільшити

Три різні «PIN» — не плутайте

Слово «PIN» трапляється в кількох місцях і означає різні речі. Ось усі три:

• PIN касира Checkbox — логін касира в кабінеті Checkbox для фіскалізації чеків. У простому режимі його вводять один раз при підключенні каси (крок 4); у строгому — окремо кожному касиру в «Користувачі». Береться з Checkbox, ви його не вигадуєте.
• PIN касира без email (крок 6Б) — облікові дані входу на касу. Ви самі задаєте його при створенні касира й передаєте працівнику; змінюєте теж ви — у картці «Касири». З каси касир його не змінить (інакше ви лишились би зі старим кодом).
• Код перерви — знімає замок екрана, коли касир відходить від спільного планшета. Тут важливо: касир без email відмикає замок тим самим своїм PIN — код у нього один. А касир з email PIN входу не має взагалі (заходить поштою), тож задає собі окремий «Код перерви» прямо на касі, у меню «⋯».

Вибір точки й каси на касі

Якщо пристрій не закріплений за точкою, а точок/кас більше однієї — касир на екрані каси спочатку обирає точку (а в ній — касу). Доки вибір не зроблено, продавати не можна (незрозуміло, з якого складу списувати й яка каса фіскалізує). Обраний контекст видно чіпом у шапці: точка · склад · каса; натиснути — щоб змінити.

Якщо пристрій закріплений (крок 5), вибору немає — точка задана, чіп показує замочок, а міняє її лише адмін. Як саме продавати, відкривати/закривати зміну, робити X/Z-звіти — у гайді «Роздрібна каса».

Звіти по точці

У звітах Фінрезультат, Продажі, Рух коштів і Витрати за статтями зʼявляється фільтр «Усі точки» / конкретна точка (коли точок більше однієї). Так можна побачити прибуток або виторг однієї торгової точки окремо. «Усі точки» — звична консолідована картина по всьому бізнесу.

А в меню «Каса й точки» → «Каса за день» є вкладка «Продажі роздрібу» — швидкий перегляд без редагування: розріз «Чеки» (кожен продаж і повернення каси окремим рядком; клік по чеку відкриває документ) і розріз «Товари» (що продалось за період, повернення вже відняті). Є фільтр періоду з пресетами і фільтр точки; скасовані чеки видно з позначкою, але в підсумки вони не входять. Поруч, у вкладці «Зміни каси», — історія змін. У колонці «Розбіжність» сума клікабельна: розкриється список ордерів, якими розбіжність проведено, з поміткою, з якого перерахунку вона взялась — на відкритті, на звірці чи на закритті.

А скільки нестач і надлишків за кожним касиром — тут же, у «Точки, пристрої, касири», блок «Підсумки по касирах» під списком точок: касир, кількість змін, надлишки, нестачі й сальдо за обраний період. Клік на сумі відкриває ті самі ПКО/ВКО, з яких вона склалась. Касиром вважається той, хто рахував готівку — та сама людина, що стоїть у документі розбіжності полем «Касир».

Архів замість видалення

Точку й касу не можна видалити — на них посилаються продажі й чеки. Замість цього їх архівують: точка ховається з каси, але вся історія лишається. Архівовану точку можна відновити будь-коли. Те саме з касою — кнопка «Відключити» прибирає її з робочих, а продажі й чеки в історії не зникають. Локального касира так само не видаляють назавжди без потреби — головна дія «Вимкнути» (оборотна).