З чого все починається: картка, довідник і залишок
Ніколи не вели облік? Почніть звідси — за 5 хвилин і простими словами.
«Довідник», «картка товару», «оприбуткування»… Якщо від цих слів стає трохи незатишно — видихніть, це абсолютно нормально. Насправді все значно простіше, ніж звучить. За пʼять хвилин ви побачите всю картину цілком — і далі кожна дія в системі стане очевидною. Жодної бухгалтерської зауми, обіцяємо.
Картка товару — це опис, а не сам товар
Уявіть сторінку в каталозі або паспорт виробу — ось що таке картка товару. Вона просто описує, що це за товар: назва, артикул, штрих-код, ціна, в чому вимірюється (штуки, кілограми, метри). І більше нічого.
А тепер найважливіше: у картці немає кількості. Картка не каже «у мене на складі 10 штук» — вона лише каже «такий товар існує, ось його властивості». Як візитівка: вона розповідає про людину, але сама людина — це не візитівка.
Звідки береться залишок
То скільки ж товару у вас насправді? Гарна новина: цю цифру ви ніколи не вписуєте руками. Система рахує залишок сама — бере все, що надійшло, і віднімає все, що пішло:
Саме тому залишок завжди «чесний»: він фізично не може розійтися з документами, бо він і є їхньою сумою. А якщо колись захочете дізнатися, звідки взялася кожна штука — усе видно в журналі рухів.
Чому спочатку картка, а вже потім прихід
Тепер стає зрозуміло, чому картка йде першою. Коли ви оформлюєте прихід, система по суті питає: «прийшло 10 кг — а чого саме?». Щоб вона зрозуміла, на що записати ці кілограми, товар уже має існувати. Тобто потрібна картка.
Звідси й природний порядок дій — один раз налаштувати, далі просто працювати:
Довідник — це просто список карток
Лишилось останнє слово, що лякає, — «довідник». А означає воно геть просту річ: список однотипних карток. Оце і все.
- Довідник товарів — усі ваші картки товарів (по суті, ваш каталог).
- Довідник контрагентів — усі картки клієнтів і постачальників.
Картка контрагента — теж лише опис: назва, ЄДРПОУ, телефон, email. І та сама логіка: те, що ви завели картку клієнта, ще не означає, що він вам щось винен. Борг зʼявиться лише тоді, коли буде реальний документ — продаж чи оплата.
А тепер усе разом — на живому прикладі
Складімо пазл докупи. Шлях від нуля до прибутку:
- Завели картку товару «Кава арабіка» (одиниця — кг) і картку постачальника «ТОВ Зерно». Залишок поки що 0 — товару фізично немає, є лише опис.
- Оформили прихід: від «ТОВ Зерно» приїхало 10 кг по 200 грн. І ось тепер залишок — 10 кг, а собівартість — 200 грн/кг.
- Оформили продаж: 3 кг по 350 грн. Залишок став 7 кг, а система сама порахувала і виторг, і прибуток (350 − 200 = 150 грн з кожного кілограма).
Помітили? Жодної кількості ви не вписували вручну — лише провели два документи, а решту порахувала система. Оце і вся «магія» обліку.