Щоденна робота

Інвентаризація

Перерахунок усього, що є на складі, і вирівнювання обліку до факту.

4 хв читання

Інвентаризація — це «щомісячна звірка реальності з обліком». Ви фізично ходите складом, перераховуєте кожну позицію — і записуєте, що знайшли. Система порівнює з обліком і автоматично робить коригування на різницю.

Коли робити

Раз на квартал — як гігієна. Знаходить дрібні розбіжності, поки вони ще дрібні.
При зміні комірника — щоб новий приймав «точний» склад.
Після інциденту — крадіжка, потоп, переїзд складу.
Перед річним звітом — щоб бухгалтер мав чисті цифри.

Як зробити

1
Відкрийте «Склад → Інвентаризація»
Зліва в меню — «Склад → Інвентаризація». Угорі праворуч кнопка «+ Інвентаризація».
2
Виберіть склад і дату
Дата — на яку ми «фотографуємо» залишки. За замовчуванням — сьогодні. Якщо ви фізично рахували вчора — поставте вчорашній день.
3
Завантажте облікові залишки
Кнопка «Заповнити з залишків» — у форму підтягнуться всі товари, які числяться на цьому складі (з ненульовим залишком), з їхніми кількостями за обліком.
4
Перепишіть фактичні кількості
У колонці «Факт» — ваші реальні числа з листочка. У колонці «Різниця» автоматично порахується (факт − облік).
Зеленим — надлишок (факту більше), червоним — нестача (факту менше), сірим — усе зійшлося (різниця нуль). Сконцентруйтесь на кольорових — там «провисло».
5
«Зберегти і провести»
Система автоматично створить коригування на різницю. Тобто залишок стане рівним тому, що ви насправді знайшли. Документ збережеться у журналі і ви завжди зможете подивитись, на якій інвентаризації знайшлась нестача.

Що тепер у звітах

Залишок на цьому складі = тому, що ви фізично порахували.
У «Журналі рухів» з'явиться запис типу «Інвентаризація».
Якщо була нестача — у фінансових звітах вона з'явиться як «збиток» (списали те, чого вже немає, без отримання грошей).

Що ще потрібно знати

Інвентаризація — один склад за раз. Якщо у вас 3 склади — робите 3 окремі документи (можна одного дня).
Товари, яких не має бути на складі, але вони з'явились — додайте їх через інлайн-поле пошуку внизу списку (placeholder «Додати товар…»). Це теж буде в інвентаризації.
Якщо знайшли товар з невідомою собівартістю — поставте приблизну (середню по сусідніх закупівлях).

Часті питання

Я провів інвентаризацію, а потім зрозумів, що 2 позиції недопорахував. Що робити?▾

Скасуйте інвентаризацію (через «Скасувати»), створіть нову з правильними числами. Або залиште цю і додайте окреме коригування на ту різницю.

Інвентаризація = початкові залишки?▾

Ні. Початкові залишки — це разова операція при переході в СкладПро. Інвентаризація — регулярна перевірка, що системний облік збігається з фізичним. Технічно ефект схожий, але семантика різна, і це впливає на звіти.

Скільки часу займає інвентаризація на 500 позицій?▾

Фізичний перерахунок — 2-3 години вдвох. Введення у систему — 30-60 хвилин, якщо паперовий листочок гарно оформлений. Імпорт з Excel для інвентаризації — у roadmap.

Далі →

Коригування залишку

Локальне підправлення кількості (одна-дві позиції), без повної інвентаризації.